Arrivée et départ d'un salarié : la checklist des accès informatiques
Comptes, mots de passe partagés, ordinateur, téléphone : ce qu'il faut ouvrir à l'arrivée d'un salarié et fermer à son départ, avec les outils de l'annuaire qui simplifient le travail.
Mis à jour le 29 octobre 2026 · 3 min de lecture
Transparence : OutilsIT est un annuaire indépendant. Il peut contenir des mises en avant payantes, toujours signalées « Sponsorisé ». Aucun outil cité dans ce guide n'est sponsorisé à la date de mise à jour. Tarifs et fonctionnalités : vérifiez toujours sur le site de l'éditeur.
Dans une petite entreprise, les accès informatiques s'accumulent : messagerie, logiciel de facturation, banque en ligne, site web, réseaux sociaux, wifi. Quand un salarié part, il est facile d'en oublier un. Et un ancien compte resté ouvert est une porte d'entrée pour un pirate, ou simplement une source de confusion.
Cette checklist s'adresse aux TPE et PME sans service informatique. Les outils cités viennent des fiches de l'annuaire ; leurs fonctions et tarifs sont à vérifier chez l'éditeur.
Avant tout : tenir une liste des accès
Tout commence par une liste, même dans un simple tableau :
- les comptes de chaque personne (messagerie, logiciels métier, outils en ligne) ;
- le matériel confié (ordinateur, téléphone, badge, clé) ;
- les accès partagés (compte de la banque, du site web, des réseaux sociaux, des fournisseurs).
Un logiciel de gestion de parc comme GLPI, gratuit et open source, permet de tenir l'inventaire du matériel et des licences. Voir notre guide Gestion de parc informatique gratuite.
À l'arrivée d'un salarié
- Créez un compte nominatif dans votre suite (Microsoft 365, Google Workspace…). Évitez les comptes partagés du type « accueil@ » utilisés par plusieurs personnes avec le même mot de passe.
- Activez la double authentification dès le premier jour.
- Donnez accès aux mots de passe partagés par un gestionnaire de mots de passe, avec seulement les coffres utiles à son poste.
- Préparez le poste avec les mises à jour, l'antivirus et le chiffrement du disque. Un outil de gestion des appareils comme Microsoft Intune peut appliquer ces règles automatiquement.
- Notez dans votre liste ce qui a été remis et ouvert.
- Expliquez les règles de base : ne pas réutiliser ses mots de passe, signaler un e-mail suspect.
Au départ d'un salarié
Le jour du départ, ou juste avant :
- Bloquez la connexion au compte de messagerie (sans le supprimer tout de suite) et changez son mot de passe.
- Récupérez ses données : e-mails et fichiers utiles. Selon votre suite, vous pouvez transférer la boîte à un collègue ou la convertir. Pensez à la sauvegarde de Microsoft 365 ou Google Workspace avant toute suppression.
- Retirez ses accès au gestionnaire de mots de passe.
- Changez les mots de passe partagés qu'il connaissait (banque, site web, réseaux sociaux, wifi). Le gestionnaire de mots de passe vous dit lesquels il pouvait voir.
- Récupérez le matériel et, si vous gérez les appareils à distance, retirez les données de l'entreprise de son téléphone personnel.
- Fermez les comptes dans les logiciels métier et les outils en ligne de votre liste.
- Mettez en place un message d'absence ou une redirection pour les clients qui lui écrivent encore.
- Supprimez le compte après avoir récupéré ce qui doit l'être, et notez la date.
Les gestionnaires de mots de passe qui facilitent le partage
C'est l'outil qui fait gagner le plus de temps au départ d'un salarié : on retire l'accès en un clic et on sait quels mots de passe changer.
- Bitwarden : open source, coffres partagés pour les équipes, cloud ou auto-hébergé, avec une offre gratuite.
- 1Password : coffres partagés, gestion des accès et administration des comptes de l'équipe.
- Dashlane : fondé en France, partage des accès, règles imposées et surveillance des fuites d'identifiants ; essai gratuit de 14 jours.
- Passbolt : open source, conçu pour les équipes, avec partage fin des accès et une édition Community gratuite à héberger soi-même.
Pour bien comparer, lisez notre guide Choisir un gestionnaire de mots de passe.
En résumé
Une liste des accès, des comptes nominatifs, un gestionnaire de mots de passe partagé et une checklist de départ suffisent à éviter la plupart des oublis. Pour aller plus loin, voir la catégorie Mots de passe, la catégorie Gestion de parc et MDM et les pages TPE de 5 personnes et PME de 20 à 50 salariés.